HKZ norm bestaat uit een algemeen organisatiedeel (rubrieken 4 t/m 9) en een sectorspecifiek deel (1 t/3, bijvoorbeeld Thuiszorg of GGZ).

Rubriek 4

De organisatie bepaalt welke interne en externe factoren van invloed zijn op het bereiken van haar doel, strategie en haar vermogen om de beoogde resultaten te behalen. Zij bepaalt daarbij ook de relevante wet- en regelgeving. De organisatie zorgt er voor dat zij kan voldoen aan de beweringen ten aanzien van zorg- en dienstverlening die zij aanbiedt.

De organisatie beschikt over een (meerjaren)beleid. Dit (meerjaren)beleid bevat de missie en de (zorg)visie van de organisatie; bevat de eisen van de klanten en relevante stakeholders en is gebaseerd op de beoordeling van de organisatie met betrekking tot de in- en externe factoren.

De organisatie bepaalt de processen die cruciaal zijn voor het behalen van de resultaten, het voldoen aan de eisen van klanten en stakeholders en relevante

wet- en regelgeving. Tevens bepaalt de organisatie de input en output van de processen en de interactie tussen verschillende processen.

De risico’s en kansen worden bepaald. De organisatie bepaalt vervolgens welke risico’s en mogelijkheden opgepakt moeten worden.

De directie toont leiderschap en betrokkenheid ten aanzien van de organisatie door er zorg voor te dragen dat de organisatie het kwaliteitsbeleid en de

kwaliteitsdoelstellingen opgesteld heeft in overeenstemming met de strategie en context van de organisatie; er zorg voor te dragen dat het kwaliteitsbeleid gecommuniceerd, begrepen en toegepast wordt binnen de organisatie; de verbeteringen te stimuleren; het overig management te ondersteunen om leiderschap te tonen; een cultuur te bevorderen waarin medewerkers gestimuleerd worden afwijkingen en mogelijkheden te melden, erover te communiceren en er van te leren.

De interne audits en directiebeoordeling worden periodiek uitgevoerd.

Rubriek 5

Rubriek 5 gaat over de afspraken die de organisatie maakt ten aanzien van het personeelsbeleid, competenties en kennis. Personeel met de juiste competenties en kennis is van doorslaggevend belang voor de kwaliteit van de zorg- en/of dienstverlening. Personeel moet in staat worden gesteld om competenties en kennis te onderhouden en uit te breiden. Belangrijk is dat personeel ook kan beschikken over binnen de organisatie aanwezige kennis.

Het opstellen van goed personeelsbeleid dat gerelateerd is aan onder meer het beleid van de organisatie, de cruciale processen en de kwaliteitsdoelen (rubriek 4) is daarom belangrijk. De organisatie meet en analyseert daarnaast regelmatig of het personeelsbeleid nog voldoet aan de eisen. Indien nodig worden er verbetermaatregelen genomen.

Rubriek 6

In rubriek 6 staan eisen met betrekking tot het actualiseren, verbeteren en vernieuwen van zorg- en/of dienstverlening. Hierbij gaat het om:

• het onderzoek naar mogelijke ontwikkelingen;
• de implementatie van bestaande processen die nieuw zijn voor de organisatie;
• het ontwikkelen van geheel nieuwe producten of zorg- en/of dienstverlening.

De organisatie moet ontwikkelingen in haar omgeving monitoren en nagaan of deze gevolgen hebben voor de eigen organisatie. Als dat zo is, zal de organisatie maatregelen moeten nemen om het aanbod bij te stellen. Als een organisatie geheel nieuwe producten ontwikkelt, moet dat gebeuren volgens de eisen in paragraaf 6.6. Als de organisatie niet structureel nieuwe producten ontwikkelt, kan dit thema beargumenteerd worden uitgesloten.

Rubriek 7

In de sector zorg en welzijn moeten zowel de omgeving en infrastructuur als de uitrusting aan specifieke eisen voldoen. Daar gaat deze rubriek over. Omgeving en infrastructuur moeten zodanig ingericht zijn dat zorg- en dienstverlening veilig, effectief en efficiënt kan worden uitgevoerd. De organisatie moet hiervoor de eisen bepalen. Wat betreft de uitrusting moet de organisatie letten op bijvoorbeeld de noodzaak van onderhoud door middel van onder andere controle, toetsing, en reparatie. De organisatie definieert wat nodig is ten aanzien van de noodzakelijke infrastructuur en omgeving zodat de continuïteit van de uitvoering van de zorg- en dienstverlening gewaarborgd is. De organisatie heeft daarbij ten minste aandacht voor sociale, psychologische en fysieke aspecten.

Rubriek 8

Rubriek 8 gaat over ingekochte en/of uitbestede producten, diensten en processen die cruciaal zijn voor de kwaliteit van de zorg- en/of dienstverlening. Van deze producten, diensten en processen is het van belang dat de inkoop en/of uitbesteding beheerst plaatsvindt. Inkoopopdrachten moeten heldere en ondubbelzinnige gegevens bevatten, of het nu gaat om eenmalige inkoop of herhaalde afname. Uitbesteding moet zodanig plaatsvinden dat de organisatie verantwoordelijkheid kan blijven dragen voor de kwaliteit van het uitbestede proces of de uitbestede dienst. De organisatie moet hiervoor criteria opstellen. Aan de hand van deze criteria worden zowel de inkoop en/of uitbesteding als de leverancier beoordeeld.

Rubriek 9

In rubriek 9 maakt de organisatie afspraken over het beheersen van gedocumenteerde informatie. De afspraken hebben betrekking op documenten en elektronische bestanden waarvan de organisatie bepaald heeft dat die onder de reikwijdte van het KMS vallen. De afspraken gaan bijvoorbeeld over hoe gedocumenteerde informatie ontwikkeld en geactualiseerd wordt en de beveiliging ervan.

Wij hebben meer dan 20 jaar ervaring in het succesvol begeleiden van organisaties naar een HKZ certificering. Bent u werkzaam in de Thuiszorg, Kraamzorg of GGZ en wilt u binnen een korte termijn een HKZ certificaat behalen waarmee u uw bedrijfsprocessen kunt verbeteren en/of een contract bij de zorgverzekeraar wilt verkrijgen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Van HKZ voor Kleine Organisaties tot de volledige HKZ.  Wij staan klaar om u te begeleiden naar de certificering!



Wij hanteren de volgende stappenplan om tot een succesvolle certificering te komen:

1. Kiezen van de geschikte norm.
2. Uitvoeren van een quick scan (nulmeting). Dit resulteert in een helder actieplan.
3. Opzetten van het HKZ systeem.
4. Uitvoeren van de interne audit en directiebeoordeling.
5. Begeleiden van de externe audit.
6. Met bovenstaande stappen zorgen we voor een succesvolle HKZ certificering.